Die Stadt Euskirchen ist an die Fraktionen im Rat herangetreten, um zu erfahren, wie sie zu digitalen Ratsunterlagen stehen und ob sie aus ihrer Sicht umsetzbar sind. Dazu hat die Grünen-Stadtratsfraktion folgenden Fragenkatalog verfasst und Mitte April an den Bürgermeister übermittelt:

Die Stadt Euskirchen ist an die Fraktionen im Rat herangetreten, um zu erfahren, wie sie zu digitalen Ratsunterlagen stehen und ob sie aus ihrer Sicht umsetzbar sind. Dazu hat die Grünen-Stadtratsfraktion folgenden Fragenkatalog verfasst und Mitte April an den Bürgermeister übermittelt:

Digitale Ratsunterlagen

Sehr geehrter Herr Bürgermeister Dr. Friedl,

in der Fraktionsvorsitzendenkonferenz vom 17. Februar 2010 haben Sie angeregt, zukünftig dem Stadtrat die Ratsunterlagen digital zur Verfügung zu stellen. Sie baten die Fraktionen, intern darüber zu beraten.

Nachfolgend möchten wir Ihnen nun unsere Fragen und Anregungen mitteilen, mit der Bitte dazu bis zur Stadtratssitzung im Juni 2010 schriftlich Stellung zu beziehen.

1. Ist von der Verwaltung geplant Netbooks oder Notebooks anzuschaffen? Es muss ein Kompromiss zwischen Handlichkeit und Benutzerfreundlichkeit gefunden werden.

2. In welcher Preiskategorie sollen die anzuschaffenden Geräte liegen und welche Leistungen sollen sie bieten?

3. Welche benutzerfreundliche Software soll installiert werden, damit die Unterlagen digital markiert und nach Stichwörtern durchsucht werden können? Gibt es Schulungen für die Nutzer?

4. Wie wird die Software auf dem aktuellen Stand gehalten? Wie soll die Lösung auftretender Hard- und Softwareprobleme geregelt werden? Werden in ausreichender Zahl Ersatzgeräte vorgehalten um sicherzustellen, dass niemand unvorbereitet zur Sitzung kommen muss? Da die meisten Rats- und Ausschussmitglieder als Ehrenamtliche darauf angewiesen sind, die Unterlagen am Wochenende durchzuarbeiten, müsste auch dann Hilfe verfügbar sein. Ist dies geplant?

5. Wie wird die Verwaltung sicherstellen, dass im Ratssaal ordnungsgemäß gearbeitet werden kann? Zusätzliche Steckdosen, eine bessere Beleuchtung etc. sind nötig. Möglicherweise entsteht ein Platzproblem? Gibt es WLAN im Rathaus?

6. Schon jetzt werden viele gedruckte Unterlagen nachgereicht. B´90/Grüne befürchten, dass sich diese Tendenz aufgrund der Digitalisierung noch verstärkt. Wie gedenkt die Verwaltung dies zu unterbinden? B´90/Grüne halten eine zusätzliche Frist für sinnvoll, nach welcher zu spät nachgereichte Vorlagen mangels ausreichend Bearbeitungszeit von der Tagesordnung gestrichen werden.

7. Der Verwaltung ist es bis heute nicht gelungen, die vollständige Veröffentlichung aller Unterlagen im Sitzungsdienst zu gewährleisten. Beispielsweise fehlt im Sitzungs-dienst die Vorlage zu TOP I.6.9 der letzten Ratssitzung; ebenso fehlen sämtliche Tischvorlagen sowie die Fraktionsanträge. Wie ist sicherzustellen, dass künftig alle Unterlagen auch digitalisiert vorliegen?

8. Gibt es Modellkommunen, in denen die Umstellung schon vollzogen wurde und die darüber berichten können?

9. Wie soll die Unterlagenzustellung praktiziert werden? Werden sie per E-Mail zugestellt oder nur im Ratsinformationssystem hochgeladen? Wird daher möglicherweise für jedes Ratsmitglied eine offizielle E-Mail-Adresse der Stadt Euskirchen eingerich-tet? Was ist mit Ratsmitgliedern, die keinen Internetzugang besitzen? Der Aspekt der Datensicherheit ist auch zu beachten. Welche Verschlüsselungstechnik soll ange-wendet werden?

10. Wie hoch schätzt die Verwaltung den einmaligen Aufwand zur Einrichtung des Systems/Beschaffung der Materialien? Bitte eine detaillierte Kostenaufstellung.

11. Wie hoch werden die laufenden Kosten des Systems sein?

12. Wie hoch sind derzeit die laufenden Kosten für die gedruckten Unterlagen inkl. Porto und Fahrdienst?

13. Wie wirkt sich eine Einbeziehung aller sachkundigen und stv. sachkundigen BürgerInnen in das System finanziell aus?

14. Wie möchte die Stadt sicherstellen, dass in Zukunft auch den sachkundigen BürgerInnen die Unterlagen zu Verfügung gestellt werden, falls diese nicht am digitalen System teilnehmen sollten?

15. Wie sieht die Umweltbilanz der digitalen Version gegenüber der gedruckten Version aus? Papierverbrauch vs. Stromverbrauch etc.

Wir erwarten, unsere Fragen zusammengefasst, von der Verwaltung eine Machbarkeitsanalyse inklusive Detailplanung und Kostenabschätzung für jeden „Arbeitsplatz“.

Mit freundlichen Grüßen
Dorothee Kroll
Fraktionsvorsitzende Bündnis 90/Die Grünen

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Bündnis 90/Die Grünen
Stadtratsfraktion Euskirchen
Breite Str. 33
53879 Euskirchen